miércoles, 29 de julio de 2009

Los Software Contables


http://aristotelizar.com/pymes/wp-content/uploads/2009/03/simipyme-modulo-de-contabilidad.jpgSoftware contable


Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nominas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.


CARACTERISTICAS DE UN SOFTWARE CONTABLE

Imagen



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FLEXIBILIDAD.
-Adaptacion de esquema del programa a los requerimientos

de la empresa.
-Definicion de documentos tipicos que son de mayor utilizacion

utilizacion en la empresa.
-Edicion del plan de cuentas de acuerdo con las normas y

necesidades de la empresa.
-Posibilidad de cambios en los formatos y fuentes para la

presentacion de informes.
COMPATIBILIDAD.
-Con otros programas de oficina mas utilizados como el Office.
-Con otros programas contables y financieros.
-Permita importar y exportar informacion con otros programas.
-Manejo de centros de costos.
-Opcion de manejo de diferentes monedas.
-Capacidad de intercambio de informacion local y externa.
FACIL MANEJO.
-No requiere personal especializado en computacion para el

manejo del software.
-Consulta inmediata de informacion contable a cualquir nivel.
-Indica la mayor informacion relativa en una sola vista.
-Desglose de la informacion por periodos contables.
-Actualizacion automatica de saldos.
-Informacion por niveles.
-Manipulacion de documentos en forma de objetos.
-Definicion de consultas especiales.
-Interfaz graficas.
-Capacidad de busqueda por cualquier campo: fecha,nit,codico

de cuenta.
SEGURIDAD.
-Claves de acceso.
-Definicion de usuarios con diferentes atributos.
-Solo permita la imputacion de cuentas auxiliares o de ultimo nivel.
-Informe de cualquier inconformidad con el balance.
UNIFORMIDAD.
-Plan unico de cuentas basico incluido.
-Presentacion permanente del plan de cuentas por pantalla.
-Estandarizacion de los formatos y procesos para el manejo de la

informacion:consultas y reportes.
-Graficas estadisticas.
REPORTES BASICOS REQUERIDOS.
-Plan unico de cuentas.
-Comprobante diario de contabilidad.
-Lista de documentos por periodoos.
-Lista de movimientos por cuentas.
-libros oficiales
-Estados financieros comparativos.
-Analisis estadisticos.
-Reportes legales:Iva,retefuente,reteiva,reteica.
OPCIONES AVANZADAS.
-Que tenga un generador de informes especializados.
-Facilidad de actualizacion del software.
-Soporte contable en linea.






Importancia de la Contabilidad

IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD



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La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

La contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.



La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Objetivo de la Contabilidad

Actualmente, dentro de lo que son los sistemas de información empresarial, la contabilidad se erige como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información de las unidades de producción o empresas. El concepto ha evolucionado sobremanera, de forma que cada vez es mayor el grado de "especialización" de ésta disciplina dentro del entorno empresarial.

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base em registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

  • Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
  • Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
  • Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdividida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.



domingo, 19 de julio de 2009

Los Sistemas de Información Contable












Los Sistemas de información contable es un conjunto de procedimientos, documentos y recursos que se utilizan para establecer la comunicación entre los diversos departamentos y funciones que se realizan en un negocio.

Introducción:

Actualmente son apreciables los cambios que se han experimentado en la economía y la contabilidad dando lugar a las necesidades de la información, realizando un estudio profundo sobre el mejoramiento del sistema contable con el fin de conocer la situación real en que el ente económico se encuentra.

Sin olvidar que todo esta evolucionando y que la tecnología se esta tomando el mundo de los negocios, por lo tanto debe existir un progreso acorde a la evolución, características y rasgos del entorno en que opera la contabilidad.

La competitividad juega un papel importante en la economía mundial, ya que esta, ha obligado a las empresas a implementar un sistema contable armónico que contribuya al crecimiento tanto de la empresa como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para satisfacer las necesidades del entorno que exige calidad y confianza.

Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en la información contable, una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales como el estado, inversionistas, clientes, entidades de control, colaboradores, publico en general, entre otros.

Teniendo en cuenta los diferentes usuarios se han planteado discusiones interesantes en la presentación de la información, ya que surgen dos variables: suministrar información específica o general, dicho de otra manera dar a conocer información que interese a cada usuario exclusivamente o entregar informes que abarquen los intereses de todos los usuarios.


LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


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Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.


La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.

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El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.

El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.

Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.


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Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica".

La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.

Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no".

He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento)
y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios.